Beheer van de brandmeldinstallatie uitbesteden of zelf doen?

Zelf beheren past als u een medewerker in het gebouw heeft die er tijd voor krijgt en de kennis heeft of wil opdoen. Uitbesteden past als die capaciteit of kennis ontbreekt, of als u meerdere gebouwen heeft. In beide gevallen blijft de gebruiker verantwoordelijk en blijft een deel van het werk in het gebouw zelf.

Wat houdt beheer eigenlijk in?

Beheer is iets anders dan onderhoud. Het onderhoudsbedrijf komt minimaal eenmaal per jaar. Daartussen moet iemand de installatie in de gaten houden. Dat is de beheerder. Het verschil leest u uitgebreid in het artikel over beheer en onderhoud.

Tot het beheer horen onder meer:

Wat mag u uitbesteden?

De gebruiker moet een of meer beheerders aanstellen. Die beheerder mag taken uitbesteden. NEN 2654-1 staat toe dat periodieke controles, preventief onderhoud en de bijbehorende bediening worden uitgevoerd door personen met minimaal dezelfde kennis als de beheerder.

U kunt het beheer dus voor een groot deel aan een externe partij overlaten. Twee dingen blijven bij u:

• De eindverantwoordelijkheid. Die ligt bij de gebruiker, ook als een ander het werk doet.
• Wat er in het gebouw gebeurt. Gaat er 's nachts een melding af, dan moet iemand ter plaatse handelen. De dagelijkse bediening mag worden gedaan door opgeleide personen die op locatie aanwezig zijn. Ook verbouwingen of een ander gebruik van ruimten moet uw organisatie zelf doorgeven.

Wanneer past zelf doen?

Zelf beheren werkt goed als:

• er een vaste medewerker in het gebouw is, zoals een facilitair medewerker of huismeester;
• die medewerker tijd krijgt voor de controles en ze niet tussen ander werk door moet doen;
• er een vervanger is voor vakanties en ziekte;
• het om één gebouw gaat, of een paar gebouwen dicht bij elkaar;
• de organisatie zelf goed weet wat er in het gebouw verandert.

Het voordeel is de korte lijn. De eigen beheerder ziet direct dat er een wand is verplaatst of een ruimte anders wordt gebruikt. Juist die veranderingen zijn vaak de oorzaak van ongewenste meldingen.

Het nadeel ligt in de continuïteit. Zelf beheren staat of valt met de kennis en de discipline van één of twee mensen. Vertrekt de beheerder, dan vertrekt de kennis mee.

Kiest u voor zelf doen, zorg dan dat de beheerder is opgeleid. De beheerder moet vakbekwaam zijn en geïnstrueerd over zijn taken. Hoe u dat aanpakt, leest u in beheerder brandmeldinstallatie worden.

Wanneer past uitbesteden?

Uitbesteden is een logische keuze als:

• niemand in de organisatie de tijd of de kennis heeft;
• u meerdere gebouwen beheert en de controles overal op hetzelfde niveau wilt hebben;
• de vorige beheerder is vertrokken en het logboek achterloopt;
• u bij de inspectie wilt kunnen laten zien dat het beheer aantoonbaar op orde is.

Het voordeel is dat de controles op vaste momenten gebeuren, door mensen die dit dagelijks doen. Het nadeel is dat een externe partij niet elke dag in uw gebouw is. U moet dus goede afspraken maken over wie wijzigingen doorgeeft en wie er bij een melding naar de centrale loopt.

Een tussenvorm is ook mogelijk

U kunt ook kiezen voor een combinatie. Een eigen medewerker doet de dagelijkse bediening en is het aanspreekpunt in het gebouw. Een externe partij voert de maandelijkse en de 4- en 8-maandelijkse controles uit en houdt het logboek bij. Zo blijft de kennis van het gebouw in huis en is de vakkennis voor de controles geregeld. Zorg dat de eigen medewerker weet hoe hij een melding afhandelt en vastlegt.

Wat doet Dutch Fire Safety Group bij uitbesteed beheer?

Als u het beheer uitbesteedt aan Dutch Fire Safety Group, voeren wij de maandelijkse controles en de 4- en 8-maandelijkse controles uit. Bij het eerste bezoek nemen we extra tijd voor een goede opstart: we leggen de installatie en de documentatie vast. Dat kost geen extra geld. Alle controles en bevindingen leggen we vast in een digitaal logboek. De prijs kunt u vooraf online berekenen.

Hoe kiest u?

Stel uzelf een paar vragen. Is er iemand in het gebouw met tijd voor dit werk? Blijft die persoon de komende jaren? Kan hij laten zien dat de controles zijn gedaan? Kunt u alle vragen met ja beantwoorden, dan is zelf beheren goed te doen. Twijfelt u bij een van de vragen, dan is uitbesteden of een tussenvorm het overwegen waard.

Hulp nodig?

Wilt u zelf beheren, dan bereidt de e-learning u in 10 tot 15 uur zelfstudie voor, met online examen en certificaat. Wilt u weten wat uitbesteden voor uw gebouw betekent, bereken dan de prijs bij beheer uitbesteden.