Wat is het verschil tussen beheer en onderhoud van een brandmeldinstallatie?

Beheer is het doorlopende werk van de beheerder in uw eigen organisatie: de installatie bedienen, controleren, alles vastleggen en de betrokken partijen op één lijn houden. Onderhoud is technisch werk door een onderhoudsbedrijf, minimaal eenmaal per jaar. Beide hebben hetzelfde doel: de brandmeldinstallatie (BMI) in nominale staat houden.

Waarom het verschil ertoe doet

In de praktijk lopen de twee begrippen door elkaar. Veel organisaties denken dat een onderhoudscontract voldoende is. Dat klopt niet.

NEN 2654-1, de norm voor beheer, controle en onderhoud van een BMI, legt de verantwoordelijkheid bij de gebruiker of eigenaar. Die moet zorgen voor het beheer, de periodieke controles en het preventief onderhoud. Daarvoor stelt hij een of meer beheerders aan en sluit hij een onderhoudsovereenkomst met een onderhoudsbedrijf.

Wie alleen het onderhoud regelt, mist dus een deel. Tussen twee onderhoudsbeurten zit al gauw een jaar. In die tijd verandert er veel in een gebouw. Een wand wordt verplaatst, een ruimte krijgt een andere functie, een melder raakt beschadigd. De beheerder ziet dat direct. De onderhouder pas bij zijn volgende bezoek.

Wat valt onder beheer?

De beheerder is door de gebruiker aangewezen. Hij heeft de nodige vakbekwaamheid en is geïnstrueerd over zijn taken en over de gevaren van onjuist handelen. Tot zijn werk horen:

• de dagelijkse bediening: meldingen beoordelen en terugstellen, melders en zones in- en uitschakelen;
• de periodieke controles: maandelijks, na vier en acht maanden en jaarlijks;
• kleine reparaties, zoals een optische indicator of het breekglaasje van een handbrandmelder vervangen;
• het logboek bijhouden;
• het personeel instrueren over het voorkomen van onechte en ongewenste meldingen;
• aanspreekpunt zijn voor brandweer, onderhouder, verzekeraar en andere partijen;
• meepraten bij verbouwingen en gebruikswijzigingen.

Meer over de afzonderlijke taken leest u in wat een beheerder brandmeldinstallatie doet.

Wat valt onder onderhoud?

NEN 2654-1 omschrijft onderhoud als alle maatregelen die nodig zijn om de nominale staat gedurende de hele gebruiksduur te handhaven en te herstellen. Dat werk doet de onderhouder: een onderhoudsbedrijf met de nodige productkennis en vakbekwaamheid. Vaak is dat hetzelfde bedrijf dat de installatie heeft ontworpen, geleverd en in bedrijf gesteld. Dat noemen we het branddetectiebedrijf.

De onderhouder:

• controleert, meet, reinigt en regelt onderdelen bij volgens de voorschriften van de fabrikant;
• wisselt onderdelen uit of plaatst vervangende apparatuur als dat nodig is;
• legt afwijkingen vast;
• berekent of de installatie voldoet aan de prestatie-eis voor ongewenste en onechte meldingen;
• berekent de gerealiseerde systeembeschikbaarheid.

Dit gebeurt minimaal eenmaal per jaar. Soms is vaker nodig, bijvoorbeeld bij een vervuilende omgeving of ruimten die alleen onder strikte voorwaarden toegankelijk zijn. De onderhouder legt de frequentie vast in het onderhoudsplan.

Het verschil op een rij

Waar raken beheer en onderhoud elkaar?

Op een paar momenten werken beheerder en onderhouder direct samen.

Voor de onderhoudsbeurt. Beheerder en onderhouder bespreken vooraf wat er sinds de vorige beurt is gebeurd. Denk aan bouwkundige wijzigingen, meldingen in het logboek en afspraken over het testen van risicovolle sturingen. Ook spreken ze af wie de meldkamer of particuliere alarmcentrale informeert en hoe de onderhouder in afgesloten ruimten komt.

Tijdens de functionele beproeving. Het testen van de installatie gebeurt in samenspraak met de beheerder. Hij kent het gebouw en de interne organisatie.

Bij de jaarlijkse controle van de sturingen. De beheerder controleert elk jaar of de BMI de gekoppelde installaties goed aanstuurt, zoals deuren of ventilatie. Daarbij worden sturingen echt geactiveerd. Doe dit altijd in overleg met de leverancier en bij voorkeur samen met de onderhouder. Die moet de aansturing van de relais toch al controleren.

Na het onderhoudsrapport. In een onderhoudsrapport kunnen opmerkingen staan die de nominale staat niet raken. Die punten vallen onder de verantwoordelijkheid van de beheerder, niet van het onderhoudsbedrijf. Ze tellen wel mee voor het certificaat.

Mag de beheerder ook onderhoud doen?

Beperkt. De beheerder mag de apparatuur uitwendig reinigen. Hij mag ook uitwisselbare optische indicatoren en breekbare elementen van handbrandmelders vervangen. Daarbij volgt hij de voorschriften van de fabrikant. Al het andere is werk voor de onderhouder.

De beheerder voert het onderhoud dus niet zelf uit, maar zorgt er wel voor dat het gebeurt. Constateert hij een afwijking, dan schakelt hij de onderhouder in. Bij een storing of beschadiging moet het herstel direct beginnen, zodat de systeembeschikbaarheid zo min mogelijk lijdt.

Andersom doet de onderhouder geen beheer. Hij bedient de installatie niet dagelijks en volgt de wijzigingen in uw gebouw en alarmorganisatie niet op de voet. Het logboek houden ze samen bij, maar in de praktijk schrijft de beheerder er het meeste in.

Hulp nodig?

Wilt u het beheer zelf in huis houden, dan leert u in de e-learning Beheerder brandmeldinstallatie welke controles u wanneer uitvoert en hoe u met de onderhouder afstemt. Hebt u daar intern geen tijd of mensen voor, dan kunt u het beheer uitbesteden aan Beheerder Brandmeld.