Wat moet er in het logboek van de brandmeldinstallatie?

In het logboek van de brandmeldinstallatie staat alles wat de werking en het onderhoud van de installatie raakt. Dat zijn de algemene gegevens van de betrokken partijen, elke brand- en storingsmelding, alle uitschakelingen, controles en reparaties. Het logboek loopt chronologisch van de oplevering tot het moment dat de installatie buiten gebruik gaat.

Waarom een logboek?

NEN 2654-1 vraagt dat in het logboek alle gebeurtenissen komen die op een of andere manier verband houden met de werking en het onderhoud van de brandmeldinstallatie (BMI). Het logboek moet toegankelijk zijn voor de beheerder, de onderhouder en het bevoegd gezag.

In de praktijk is het logboek het geheugen van de installatie. De onderhouder leest erin welke meldingen en storingen er sinds zijn vorige bezoek waren. De inspectie-instelling ziet erin of de installatie goed wordt beheerd. En de beheerder zelf ziet patronen, zoals een melder die steeds terugkomt met ongewenste meldingen.

Wie houdt het logboek bij?

De gebruiker is eindverantwoordelijk voor een actueel logboek. Hij legt die taak meestal bij de beheerder. Zowel de beheerder als de onderhouder schrijven erin. De beheerder doet het meeste, omdat hij dagelijks met meldingen, controles en werkzaamheden te maken heeft. De onderhouder zet er onder meer de bedieningsinstructies in die de beheerder nodig heeft. Meer over de rolverdeling leest u in de taken van de beheerder.

Algemene gegevens

Voorin het logboek staan de vaste gegevens. Die heeft u nodig als er iets aan de hand is.

Controleer deze gegevens regelmatig. Een vertrokken plaatsvervanger of een oud telefoonnummer van het storingsmeldpunt kost u tijd op het moment dat u die het minst heeft.

Brandmeldingen

Bij elke brandmelding noteert u ten minste:

• wie de melding maakte;
• wanneer de melding plaatsvond;
• waar de melding vandaan kwam, dus de detectiezone;
• wat voor melding het was: echt, ongewenst of onecht;
• hoeveel melders erbij betrokken waren;
• wat de reden was.

Vermeld ook of en hoe de melding is opgelost. Noteer bijzonderheden, zoals of er een doormelding naar de meldkamer was en of er iets is uitgeschakeld. Het verschil tussen een ongewenste en een onechte melding leest u in ongewenste en onechte meldingen voorkomen.

Storingsmeldingen

Voor storingen geldt hetzelfde rijtje: wie, wanneer, waar, welk type, hoeveel melders en de reden van de storing. Schrijf er ook bij of en hoe de storing is opgelost, en of er een doormelding of uitschakeling bij kwam kijken.

Eerst noteren, dan resetten

Noteer een brand- of storingsmelding voordat u de melding op de centrale herstelt. Na het terugstellen zijn sommige gegevens soms niet meer uit de brandmeldcentrale (BMC) te halen. Dan weet niemand meer precies welke melder het was of hoe laat het gebeurde.

Wat nog meer in het logboek komt

Alle werkzaamheden aan de installatie komen in het logboek. Denk aan:

• de maandelijkse, 4- en 8-maandelijkse en jaarlijkse controles van de beheerder, met de bevindingen;
• uitschakelingen van melders, meldergroepen of detectiezones, met het moment van weer inschakelen;
• kleine reparaties die de beheerder zelf deed, zoals een vervangen indicator of breekglaasje;
• grotere reparaties en het onderhoud door de onderhouder;
• aandachtspunten die u met de onderhouder wilt bespreken.

Welke controles dat precies zijn, leest u in de maandelijkse controle en de 4- en 8-maandelijkse controle.

Papier of digitaal?

Beide mogen. Een elektronisch logboek heeft voordelen. Het kan u automatisch herinneren aan een controle en u kunt het vanaf verschillende werkplekken openen. Er zijn twee voorwaarden. Het moet alles kunnen wat een papieren logboek kan. En het moet altijd beschikbaar zijn, ook voor de onderhouder en het bevoegd gezag.

NEN 2654-1 en NEN 2654-2 bevatten in een bijlage een voorbeeld van een logboek. Daar kunt u de indeling op baseren.

Het logboek bij het onderhoud

Voor het onderhoud bespreekt de beheerder met de onderhouder de logboekmeldingen en de uitgevoerde beheertaken. Zo weet de onderhouder waar hij extra op moet letten. Het logboek hoort bij de documenten die de gebruiker voor de onderhouder klaar legt, samen met onder meer het bedieningsvoorschrift, de plattegronden en het Programma van Eisen (PvE).

Hulp nodig?

Een goed bijgehouden logboek begint met weten wat u moet noteren en waarom. In de e-learning leert u hoe u meldingen, controles en reparaties vastlegt. Wilt u het beheer inclusief het logboek liever bij een vaste partij neerleggen, kijk dan bij beheer uitbesteden.